2 PERKARA PENTING SURAT RASMI: TEMPLATE DAN CONTOH

Surat rasmi sering menjadi tumpuan kepada ibu bapa terutama yang masih ada anak bersekolah. Ini kerana, jika pelajar tidak dapat menghadirkan diri ke sekolah, ibu bapa perlu mengemukakan surat cuti sakit atau surat tunjuk sebab. Jika surat cuti sakit boleh didapati di klinik atau hospital, ianya berbeza dengan surat tunjuk sebab.

Surat tunjuk sebab pula perlu dibuat oleh ibu bapa dengan menyatakan tujuan dan alasan ketidakhadiran pelajar ke sekolah. Format surat tunjuk sebab itu mestilah mengikut format surat rasmi. Hal ini disebabkan hubungan ibu bapa dan pelajar dengan pihak sekolah adalah atas urusan rasmi sahaja.

Tujuan lain surat rasmi

Selain dikemukan untuk tunjuk sebab anak tidak hadir ke sekolah, surat rasmi juga digunakan dalam banyak hal dan keadaan lain. Sebagai contoh, ia digunakan untuk membuat pelbagai jenis permohonan, rayuan, makluman, cadangan, aduan serta urusan rasmi yang lain. Boleh jadi digunakan untuk berurusan dengan majikan, agensi Kerajaan, swasta, pihak berwajib, pihak sekolah dan sebagainya.

Jika kepada majikan, ia boleh jadi surat untuk pemberitahuan berkaitan kerja, menerima tugasan secara rasmi seperti kenaikan pangkat, surat berhenti kerja, surat mohon cuti tanpa gaji dan banyak lagi.

Format surat ini mungkin berbeza mengikut kepada kita ingin menghantarnya. Namun, template biasanya adalah serupa. Berikut kami kongsikan template surat rasmi yang biasanya digunakan oleh ibu bapa untuk anak yang tidak hadir ke sekolah.

Walau bagaimanapun, jika berurusan dengan kawan-kawan, penulisan surat rasmi tidak diperlukan kerana ia bersifat tidak formal. Begitu juga jika menulis surat kepada keluarga, kekasih, kenalan rapat dan ramai lagi. Perbezaan untuk menggunakan surat rasmi atau tidak sangat penting agar tujuan surat tidak tersasar.

Format surat rasmi kepada guru kelas

Berikut kami kongsikan format surat rasmi kepada guru kelas seperti kebiasaan dibuat oleh ibu bapa pelajar. Apa yang perlu ada dalam surat rasmi ialah:

• Nama pengirim
• Alamat pengirim
• No telefon
• Garis panjang
• Nama penerima  / jawatan penerima
• Alamat penerima
• Tarikh di hujung sebelah kiri sebaris nama penerima
• Tuan/Puan/ Pangkat penerima
• Tajuk surat beserta garis di bawahnya
• Perenggan Pengenalan
• Isi kandungan surat (Bermula nombor 2 hingga nombor 4)
• Tandatangan pengirim
• Nama

Di bawah ini kami kongsikan template surat yang sepatutnya dibuat untuk urusan rasmi. Boleh rujuk gambar di bawah untuk lebih memahaminya.

Contoh surat rasmi kepada guru kelas kerana tidak hadir ke sekolah

Ini pula kami kongsikan contoh surat tunjuk sebab yang perlu ditulis dan dihantar kepada pihak sekolah. Surat ini biasanya ditulis oleh ibu atau bapa pelajar kepada guru kelas. Ayuh kita lihat surat berkenaan.

Ali bin Abu

No.19 Jalan Utama Damai,

Kampung Garu kiri,

18000 Kuala Lumpur.

0139658523

——————————————————————————————————————–

Guru kelas 1 Melati,                                                                                                                    15 Januari 2024

Sekolah Kebangsaan Kampung Garu Kiri,

18000 Kuala Lumpur.

Tuan,

Surat tunjuk sebab Muhammad Danial Hakim Tidak Hadir Ke Sekolah

Merujuk perkara di atas, saya bapa kepada pelajar 1 Melati, Muhammad Danial Hakim ingin memberitahu sebab dan alas an anak saya tidak dapat hadir ke sekolah.

2. Maklumat anak saya tidak hadir ke sekolah adalah seperti berikut:

• Tarikh : 10 Januari 2024
• Hari : Khamis

3. Untuk pengetahuan pihak Cikgu, anak saya tidak dapat hadir ke sekolah pada tarikh dan hari berikut disebabkan terpaksa balik ke kampung di Kelantan ekoran neneknya tidak sihat.

4. Justeru, saya memohon jasa baik pihak Cikgu agar memahami keadaan anak dan keluarga saya. Segala Kerjasama dan perhatian dari pihak Cikgu saya dahulukan dengan jutaan terima kasih.

Yang benar,

Tandatangan,

Ali Bin Abu

Penutup

Macam mana, sudah ada idea untuk menulis surat rasmi? Semoga perkongsian kami ini memberi manfaat kepada kalian yang memerlukan. Penulisan surat rasmi tidaklah terlalu rumit, tetapi ianya akan menjadi mudah jika kita tahu format dan template surat itu sendiri.

Jika ingin panduan lanjut dan lebih teliti, boleh rujuk Penggunaan Bahasa Dalam Surat Rasmi tulisan Asmah Haji Omar dan terbitan dari Dewan Bahasa Dan Pustaka (DBP).