Contoh Minit Mesyuarat Persatuan / Syarikat / Kerajaan

Terdapat beberapa perkara tentang minit mesyuarat yang perlu ditekankan dan diambil perhatian. Minit mesyuarat adalah satu rekod bertulis tentang perkara-perkara yang dibincangkan dalam sesuatu kumpulan. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan.

Di sini dikongsikan apakah itu minit mesyuarat dan cara membuat catatan yang betul bagi memudahkan urusan syarikat / persatuan / perbincangan anda.

Isi Kandungan

Komponen Penting Dalam Minit Mesyuarat

Secara asasnya, komponen penting yang perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat adalah:

Aluan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan (daripada mesyuarat lalu)
Perkara-Perkara Berbangkit
Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan
Hal-Hal Lain
Penangguhan

Format Minit Mesyuarat

TAJUK : (Catatkan nama mesyuarat dan bilangan mesyuarat)

TARIKH :

TEMPAT :

MASA / HARI :

HADIR :

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat
berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat.

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah
mengikut kekananan.)

Setiausaha dicatat diakhir susunan.

TURUT HADIR :

Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan
ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau
telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan.
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

TIDAK HADIR DENGAN MAAF :

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

URUSETIA :

Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia
mesyuarat.

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

PENDAHULUAN/ALUAN PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkaraperkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi
mesyuarat.

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya
dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkaraperkara berbangkit atau semasa membincangkan kertaskertas kerja atau di akhir mesyuarat.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama
ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk
kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan,
menyatakan pindaan-pindaan berkenaan

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan
tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu
mengambil tindakan.

Semasa agenda ini dibentangkan Setiausaha hendaklah
melaporkan status tindakan berdasarkan keputusan yang
telah dibuat di mesyuarat yang lepas.

Setiap keputusan mesyuarat hendaklah di’log’ dan
dinyatakan status terkini (status semasa pra mesyuarat
atau semasa fail diedarkan kepada ahli) serta dimaklumkan
tarikh selesai tindakan diambil.

Ia bertujuan memaklumkan kepada ahli mesyuarat bahawa
keputusan-keputusan yang telah dibuat telah diambil
tindakan dan berlaku pengesanan tindakan yang dipantau
oleh urusetia bagi setiap keputusan yang telah dibuat oleh
jawatankuasa berkenaan.

Contoh Tindakan Telah Selesai (tindakan telah selesai diambil semasa status dilaporkan di dalam mesyuarat yang sedang berlangsung).
Contoh Tindakan Belum Selesai (tindakan yang belum selesai diambil semasa status dilaporkan di dalam mesyuarat yang sedang berlansung)

PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.

Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:

Tajuk kertas kerja berkenaan;
Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan
Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan;
Cadangan
Implikasi Kewangan
Tindakan oleh mesyuarat (mesyuarat diminta untuk mengambil maklum/melulus/mengesah/ memperakukan permohonan)
Jabatan yang menyediakan kertas kerja berkenaan;
- Semasa perbincangan pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan hendaklah diminitkan.
- Keputusan mesyuarat hendaklah dicatatkan beserta dengan tindakan pihak bertanggungjawab.

HAL-HAL LAIN

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang
dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya
tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

PENUTUP

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan;
Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat;
Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.